Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ và hội nhập thế giới, việc gửi thư tiếng Anh đã dần thay thế phương pháp chuyển phát truyền thống. Ứng dụng này mang lại nhiều hiệu quả tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn. Tuy nhiên, gửi thư điện tử đòi hỏi người viết phải có một số kĩ năng nhất định, đặc biệt khi viết thư bằng tiếng Anh.

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

 

Trên thực tế, vẫn còn không ít người chưa biết cách trình bày thể thức và nội dung email. Lí giải điều này, họ cho rằng việc đó không quan trọng, chỉ cần đối phương hiểu được ý mình là đủ. Thế nhưng, bạn có biết rằng:

  • Những bức thư rối rắm, thiếu thu hút, bắt mắt và trình bày thiếu logic chưa truyền đạt thông tin hiệu quả, thể hiện thiếu chuyên nghiệp
  • 80% người đọc email sẽ đưa ra những đánh giá đầu tiên về bạn khi tiếp xúc với thư đó
  • Bạn bỏ mất nhiều cơ hội quí giá với nhà tuyển dụng, khách hàng, và đối tác nước ngoài

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

Vậy, với 6 bước dưới đây, trung tâm tiếng Anh Orest sẽ chỉ bạn cách viết email tiếng Anh hiệu quả và chuyên nghiệp:

 

 

  1. Cấu trúc bức thư

Để đến với hướng dẫn cách viết email tiếng Anh hiệu quả và chuyên nghiệp, trước hết ta cần tìm hiểu cấu trúc của nó gồm những gì?
Salutation & Greeting (Chào hỏi)
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
• Reasons for writing (Lý do viết thư)
• Main point (Nội dung chính)
• Concluding sentence (Kết thúc email)
• Signing off (Ký tên)

 

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp
Sau đây sẽ là cách viết email tiếng Anh hiệu quả chuyên nghiệp được trình bày rõ ràng từng bước, đặc biệt hữu ích cho các bạn khi viết thư nhưng bị “bí từ”.  Theo kinh nghiệm của Orest, bạn nên học thuộc các cấu trúc cố định cho các loại email khác nhau, còn phần nội dung thì dĩ nhiên là thiên biến vạn hóa tùy từng trường hợp!

  1. Các bước cơ bản
    Bước 1. GREETING – CHÀO HỎI
  • Nếu bạn đã biết tên người nhận:
    Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
    Ex: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,
    • Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
    Ex: Hi Kelly, Dear Kelly….
    • Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
    “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

 

Bước 2. OPENING COMMENT – HỎI THĂM

1/Hỏi sức khỏe (thân mật)
How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
2/Hỏi thăm (trang trọng)
• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
3/ Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”..
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp
Bước 3. REASONS FOR WRITING: LÝ DO VIẾT THƯ

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

 

I am writing to + ….
• I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
• I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)
• We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
• I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)
• I recently read/heard about ….. and would like to know ….(Tôi gần đây được biết tin về.. và muốn biết..)
• Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn được biết về…
• I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được.. về..
• I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)
Bước 4. MAIN POINT – NỘI DUNG CHÍNH

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

 

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

Bước 5. CONCLUDING SENTENCE – KẾT THÚC THƯ

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:
• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp
Bước 6 -SIGNING OFF: KÝ TÊN

Có thể nói đây là bước đơn giản nhất trong cách viết email tiếng Anh hiệu quả và chuyên nghiệp, thế nhưng đừng chủ quan. Hãy chú ý đến phái người nhận để có lời chào cuối thư hoàn hảo nhé!

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

 

Trường hợp thân mật:
• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,
Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)
• Best regards,
• Warm regards,
• Yours sincerely,
Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)
• Yours faithfully.

 

Cách Viết Email Tiếng Anh Hiệu Qủa Và Chuyên Nghiệp

 

  1. Lưu ý:

Trên đây, tiếng Anh Orest đã chỉ ra  cách viết email tiếng Anh hiệu quả và chuyên nghiệp theo hướng thông dụng toàn cầu. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu thực hành, bạn cần xác định đối tượng nhận và mục đích gửi thư để có cách sử dụng từ và cách hành văn thích hợp.

Qua chia sẻ này, tiếng Anh Orest chúc bạn sớm hoàn thành cách viết email hiệu quả, chuyên nghiệp và ưng ý nhất!
Protected by Copyscape

error: Content is protected !!